Gids voor het opruimen van e-mail in 3 eenvoudige stappen

Elke ochtend voel je een klein gevoel van angst wanneer je je e-mailinbox opent. De reden? Je hebt honderden of duizenden ongelezen berichten voor je. Digitale rommel weegt op de geest als een overvolle kledingkast die het risico loopt te ‘ontploffen’ of een bureau dat onder de papieren ligt. Een rommelige doos steelt je energie, leidt je af en zorgt er altijd voor dat je je te laat voelt.
Het goede nieuws is dat opruimen geen uren werk vergt. U hoeft alleen maar de juiste methode te implementeren. Benadruk alleen wat nuttig is, organiseer de rest en onderhoud goede gewoonten. Met de juiste tools is alles mogelijk, zelfs een revolutie in de Marie Kondo-stijl.

Libero Mail biedt functies die precies hiervoor zijn ontworpen. Van nieuwsbriefbeheer tot gepersonaliseerde mappen, van automatische regels tot geavanceerd zoeken: laten we nu kijken hoe u in drie eenvoudige stappen de controle over uw inbox kunt terugkrijgen.

Wat is digitaal opruimen en waarom het helpt stress te verminderen

Digitaal opruimen is de kunst van het opruimen van de online wereld met de logica van fysiek opruimen. Bewaar alleen de e-mails die u nodig heeft, elimineer het overbodige en organiseer de rest, zoals vermeld. Sterker nog, een opgeruimde doos verandert de beleving van je werkdag:
• vind belangrijke e-mails onmiddellijk, zonder door tientallen nutteloze berichten te scrollen
• U verliest geen reisbevestigingen, deadlines of essentiële documenten
• uw geest neemt minder “digitale ruis” waar en werkt met meer helderheid
• Het beheren van e-mail wordt een lichte gewoonte, geen zware taak

Plaats een bestelling in uw e-mailinbox

Als je je inbox opent, heb je dan altijd alles bij de hand? Opruimen is essentieel en zou een moeiteloze handeling moeten zijn. De winst toegankelijk in één klik en de rest gereorganiseerd. Hier is de droom en hoe u deze werkelijkheid kunt maken met Libero Mail.

Begin met nieuwsbrieven, die vaak de belangrijkste boosdoeners zijn van rommel. De functie “Nieuwsbriefbeheer” van Libero Mail toont in één oogopslag alle “mailinglijsten” waarop u bent ingeschreven en stelt u in staat uw abonnement rechtstreeks vanuit de inbox opnieuw te evalueren. Je hoeft dus niet elke keer op de link ‘uitschrijven’ te zoeken.

Kijk links van uw inbox en zoek het item onderaan de kolom, onder ‘DriveMail’. Per afzender kunt u met een simpele klik kiezen of u het abonnement wilt behouden of zich wilt afmelden.

Gebruik geavanceerd zoeken

Nadat u de nieuwsbrieven heeft uitgezocht, gebruikt u de “Geavanceerd zoeken” om de verzamelde e-mails beter te beheren. Filter op afzender, datum of trefwoord en selecteer binnen enkele seconden alle berichten van een bepaald type om te beslissen wat u wilt bewaren.

Klik op de zoekbalk bovenaan in het midden en vervolgens op de pijl-omlaag helemaal rechts. In het geopende menu kunt u filteren op afzender, tijdsperiode, onderwerp, bericht of bijlage, zodat u gericht kunt werken zonder urenlang door de box te hoeven bladeren.

Het doel is om de e-mails die er toe doen binnen handbereik te hebben. Bewaar belastingbewijzen, belangrijke gesprekken en gedeelde bestanden. Opruimen moet altijd een bewuste keuze zijn.

Organisatie

Zodra de noodzakelijke orde is hersteld, is het tijd om een ​​systeem te creëren. Zonder structuur zal de inbox binnen een paar weken weer rommelig vollopen: net als in de kledingkast moet elke e-mail zijn plaats hebben.

Maak uw eigen aangepaste mappen

Met Libero Mail kunt u aangepaste “Mappen” maken om berichten te groeperen op project of onderwerp: werk, uitgaven, familiedocumenten. Elke e-mail altijd op zijn plaats.

Om een ​​nieuwe map aan te maken, klikt u op de knop “+” naast het item “Mijn mappen”, dat u in de linkerkolom van het vak ziet. Kies een duidelijke, beschrijvende naam en begin met het verplaatsen van relevante e-mails naar binnen.

Als u de voorkeur geeft aan een kant-en-klaar systeem, biedt Libero Mail vooraf gedefinieerde “Categorieën”. Een intelligente verzameling die inkomende berichten automatisch sorteert. De beschikbare categorieën zijn:

• Aanbiedingen, voor promoties van de winkels en diensten waarbij u bent ingeschreven
• Bestellingen, voor aankoopbevestigingen en verzendmeldingen
• Reserveringen, voor reistickets, hotels en restaurants
• Sociaal, voor meldingen op sociale netwerken
• Nutsbedrijven, voor rekeningen en huishoudelijke diensten

Door ze te activeren herkent Libero Mail automatisch elk bericht en sorteert het in de juiste categorie. Geen extra klikken – de doos organiseert zichzelf.

Stel regels en filters in om alles te automatiseren

Voor een nog nauwkeurigere controle kunt u met de “Regels en Filters” van Libero Mail bepalen wat er met elk type e-mail gebeurt wanneer deze binnenkomt. Verplaatst naar een map, gemarkeerd of gearchiveerd. Alles automatisch, zonder enige inspanning van uw kant.

Dat gaat als volgt: klik rechtsboven op het tandwielpictogram en selecteer vervolgens ‘Alle instellingen’, ‘E-mail’, ‘Regels en filters’ en ‘Regel toevoegen’. Selecteer vervolgens de afzender of het object dat u wilt onderscheppen, evenals de uit te voeren actie.

Zo kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat e-mails van je energieleverancier zonder dat je er over na hoeft te denken in de map ‘Hulpprogramma’s’ terechtkomen. Werk één keer aan de regels en de doos handelt zichzelf af.

Onderhoud

De derde stap maakt op de lange termijn een verschil: het handhaven van de orde. Kleine dagelijkse gewoonten zijn nodig om rommel op afstand te houden en dit zijn de meest effectieve:

• Besteed vijf minuten per dag aan uw e-mail, wat betekent dat u elk bericht leest, beantwoordt of archiveert zodra u het opent. Stel het niet uit
• past het “één in, één uit”-principe toe elke keer dat u zich aanmeldt voor een nieuwsbrief, waarbij u zich afmeldt voor een oude die u niet meer leest
• Ga één keer per maand terug naar “Nieuwsbriefbeheer” en controleer uw abonnementen
• update de “Regels en Filters” als uw behoeften veranderen, misschien met de komst van een nieuw werkproject, het begin van een verhuizing of iets anders.

Wat u wilt, is een box die voor u werkt, met actieve mappen, categorieën en filters. Als u nog geen Libero Mail-inbox heeft, kunt u zich heel eenvoudig registreren en kunt u de inbox de sortering voor u laten regelen. Behandel alleen de beslissingen die er toe doen. Geen eenmalige inspanning, maar een lichtere manier om de post te ervaren.

In samenwerking met LiberoMail